Czy mogę wysłać fakturę mailem, czyli o sporządzaniu, wysyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej

(fot. http://downloadbee.com/img/app/big/Invoice-Easy2.1-OOo.sxc2.1.4.)

Zachęcamy do zapoznania się ze zwycięskim tekstem pana Michała Szałasa, który zdobył I miejsce w studenckim konkursie na najlepszy artykuł o tematyce prawnej - "Zaistniej w sieci!" organizowanym przez E-prawnik.pl.

Zwycięzcy serdecznie gratulujemy i zachęcamy do zapoznania się z bardzo dobrą lekturą.

Czy mogę wysłać fakturę mailem, czyli o sporządzaniu, wysyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej.


 

Wraz z postępem technicznym zmieniają się sposoby i środki działania  przedsiębiorców, zaś zadaniem ustawodawcy – zwłaszcza na gruncie prawa podatkowego – jest za tymi zmianami nadążać i tworzyć prawo przystające do aktualnych warunków społecznych, łatwe w stosowaniu i jak najbardziej przyjazne przedsiębiorcom.

Wydaje się, że naprzeciw tym właśnie oczekiwaniom wychodzi rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, które weszło w życiu 1 stycznia 2011 roku.

Rozporządzenie to w znacznym stopniu liberalizuje kwestię posługiwania się tzw. e-fakturami, czyli fakturami wystawianymi i wysyłanymi w formie elektronicznej. Przede wszystkim pozwala na ich sporządzenie i wysyłkę w dowolnym formacie, jeśli tylko zostanie zapewniona autentyczność (pewność co do tożsamości wystawcy) i integralność treści faktury (wyeliminowanie możliwości łatwej edycji danych). Przykładowo za taki format można uznać PDF, gdyż dane w nim zawarte są dla przeciętnego użytkownika komputera niemożliwe do edycji.

Nowe rozporządzenie pozwala ponadto na rezygnację z dotychczasowych środków zabezpieczeń e-faktur – bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz wymiany danych elektronicznych (EDI). Jest to niewątpliwie duże ułatwienie dla przedsiębiorców, zwłaszcza małych i średnich, gdyż certyfikowane podpisy wciąż w Polsce używane są rzadko i jest to raczej domeną dużych firm. Należy dodać, że taka też była wykładnia dokonywana w interpretacjach przez organy podatkowe, nawet przed wydaniem w/w rozporządzenia, w oparciu o przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (rozporządzenie stanowi część jej implementacji): „Porównując obecne brzmienie przepisów z obowiązującymi do 10 sierpnia 2010r. (przed datą implementacji dyrektywy – przyp. aut.) wyraźnie wynika, iż przepisy obowiązujące od 11 sierpnia 2010r. uznają za fakturę każdy dokument wystawiony i przesłany drogą elektroniczną któremu zapewniono autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Przy czym to podatnik, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, dokonuje ww. zapewnienia. Natomiast technologie oparte na zaawansowanym podpisie elektronicznym i elektronicznej wymianie danych (EDI) stanowią jedynie przykład możliwego ww. zapewnienia” (Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, interpretacja z dnia 23 listopada 2010 r., sygn. IBPP3/443-664/10/PK).

Trzeba jednak zauważyć, że rozporządzenie Ministra Finansów, choć generalnie idzie w dobrym kierunku, nie wszystkie kwestie reguluje wystarczająco precyzyjnie. Tematem, w związku z którym mogą pojawić się pewne niejasności jest kwestia przechowywania faktur przez ich odbiorcę.

Zasadnicze pytanie, które należy zadać jest następujące – czy odbiorca e-faktur ma obowiązek przechowywać je w formie elektronicznej czy też może wydrukować je i jako oryginały przechowywać tylko w formie papierowej?

Przepis § 6 rozporządzenia reguluje tę kwestię w sposób następujący:

Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy

rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

2) łatwe ich odszukanie;

3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

            Przede wszystkim należy zauważyć, że z literalnego brzmienia tego przepisu nie wynika, że faktury mają być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Wręcz przeciwnie – słowa „faktury są przechowywane w dowolny sposób” sugerują duży zakres swobody w tym zakresie. Żaden przepis rozporządzenia nie zakazuje też przechowywania e-faktur w formie papierowej. Głównym wymaganiem, jakie stawia prawodawca, jest zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności faktur. Trudno byłoby założyć, że wydrukowanie faktury wpływa w jakikolwiek sposób na integralność jej treści i czytelność. Nieco inaczej wygląda kwestia zapewnienia autentyczności – wydaje się jednak, że i w tym przypadku możliwe jest oznaczenie osoby nadawcy w sposób nie budzący wątpliwości.

            Także spełnienie kolejnych warunków w żaden sposób nie wyklucza przechowywania faktur wydrukowanych – bez problemu mogą być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie i dający organom państwa bezzwłoczny dostęp do faktur.

            Rozporządzenie w § 9 wprowadza zasadę, zgodnie z którą faktury przesłane i przechowywane w formie elektronicznej muszą być udostępnione organom państwa w trybie umożliwiającym niezwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Należy jednak zauważyć, że ten obowiązek dotyczy tylko faktur przechowywanych w formie elektronicznej, a jak zostało wykazane wcześniej, nie jest to jedyna forma w jakiej mogą być one przechowywane. Rozszerzenie takiego obowiązku miałoby charakter zdecydowanie sztuczny i nie wynikający wprost z przepisów rozporządzenia, a więc nieuprawniony.  

            Rozszerzenie obowiązku udostępniania organom państwa faktur w trybie umożliwiającym niezwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych implikuje fakt posiadania przez każdego odbiorcę faktur systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Choć takie systemy stają się coraz powszechniejsze, to aktualnie pozostają standardem tylko w dużych firmach i korporacjach, a dla małych i średnich przedsiębiorców pozostają często nieosiągalne ze względu na duży wydatek związany z ich wdrożeniem (bądź po prostu brak takiej potrzeby). Taka interpretacja jest więc niezgodna z podstawowymi zasadami prawa polskiego, jak też wspólnotowego – gdyż nakłada na podmioty prywatne dodatkowe, uciążliwe obowiązki, bez wyraźnej podstawy w akcie prawa powszechnie obowiązującego.

1 2